Ett bra samarbete kräver ett syfte | Tuff Ledarskapsträning

Karin Tenelius Karin Tenelius 24 januari, 2022

En viktig del i förflyttningen mot tillitsbaserat, agilt, lean eller självstyre är teamets förmåga att verkligen arbeta tillsammans. Chefer som vill leda mer involverande finner sig ofta i rollen som facilitator, dvs någon som framför allt ställer frågor som för saker framåt. Den här texten handlar om det mest underskattade och felanvända men också det absolut mest kraftfulla verktyget vi har när det gäller att få till ett bra samarbete. Jag pratar om distinktionen syfte.

Det viktigaste verktyget för ett bra samarbete

Jag minns – det var i mitten av nittiotalet – att kursmaterialet jag ärvde av en äldre branschkollega innehöll verktyget syfte och mål. Det innehöll även ett knippe övningar så att kursdeltagarna kunde träna sig på att använda dem rätt. Jag skulle sätta igång ett program för akademiker som var mitt i sin karriär. Detta innebar att de alla var ett bra stycke äldre än jag. Därför tänkte jag: ”De här människorna har skrivit en massa uppsatser på universitetet, rapporter och refererat, några har nog till och med en doktorsavhandling i bagaget. Vem är jag att komma ångande med något så basalt som syfte? Det är klart att de vet allt om hur man använder det begreppet.” Så det var med stor vånda jag ändå bestämde mig för att ta med det verktyget i utbildningen.

Jag minns fortfarande hur chockartat det var att upptäcka att deltagarna – så akademiskt skolade de var – inte alls kunde använda syfte på det sätt det bör användas för att skapa ett bra samarbete i en grupp. Sedan dess har jag nästan dagligen upptäckt den enorma samarbetskraft som begreppet syfte, när det används på rätt sätt, kan åstadkomma. Det är också därför vi låter deltagarna träna mycket på att använda verktyget syfte i vår ledarskapsträning. Det är det absolut viktigaste verktyget att behärska för en chef som vill understödja och underlätta arbetet i sitt team. Nästan ingen har denna förmåga sedan tidigare.

Hur lär man ut användandet av ett syfte?

Min kollega på Tuff, Mette Herlitz, och jag hade ett förberedande samtal. Det handlade om hur man bäst lär ut användandet av syfte inför att hon skulle göra det i en kurs. Begreppet syfte är lurigt. För det första tror alla att de redan kan allt om det för att det är så välbekant. För det andra så är det mycket mer mångfacetterat och svårfångat än vi tror att det är. Så för att ge bort storheten i verktyget, måste man ”äga” förståelse på en djup nivå. Ökad förståelse kommer också genom mångårigt användande, inte bara genom att teoretiskt försöka ta till sig begreppet.

Att försöka lära ut något som alla deltagare är helt övertygade om att de redan kan, att stå för att det kanske trots allt finns ytterligare lärdomar, och att överföra dessa till skeptiska åhörare kräver en stor pedagogisk insats, och det var den Mette och jag ”preppade” för i vårt samtal.

Några dagar senare pratade vi igen. Mette delade med sig av hur det gått och var helt uppfylld av hur det hade varit. Deltagarna hade blivit riktigt omskakade av insikterna om hur mycket syfte saknas i deras arbetsvardag. Mette var också fascinerad över hur tydligt det blev att INGEN på riktigt kan använda syfte i samarbetssammanhang.

Att lära sig med enkla övningar

En enkel ”syfte-övning” vi gör i träningen är att deltagarna får fundera på ett område de vill ha coaching i. Det kan vara ett dilemma, en knepig situation eller problemområde, privat eller jobbrelaterat. De får sedan i uppgift att coacha varandra i par. Den som coachar börjar med att fråga: ”Vad vill du uppnå?” Sedan är uppgiften att upprepade gånger fråga ”Varför vill du uppnå det?” Många av er känner igen denna rätt vanliga övning. Den vanligaste fallgropen som alla hamnar i är att de fastnar i metod. Det vill säga att man egentligen formulerar vägen dit i stället för det riktiga syftet, det riktiga svaret på ”varför?”.

Mette: En deltagare startade i sitt coachingsamtal med syftet att han skulle börja laga mer mat hemma. Han blev helt tagen när han i slutet av övningen förstod att syftet egentligen handlade om att känna sig bra utan att prestera. En annan började med ett syfte i stil med ”hålla kontakt med mina vänner” men tog sig så småningom till andra syften som handlade om att känna meningsfullhet eller vara del av ett sammanhang. Många hade till en början syften som gick ut på att undvika saker: ”Jag vill inte vara orolig.” ”Jag vill sluta vara irriterad.” Att undvika saker är sällan inspirerande. Hur kan man istället formulera om det till något som känns angeläget? T ex ”Att känna mig fri, tillitsfull, lugn…” osv.

En VD klagade på att han inte fick engagemang och ägarskap på de möten han leder. Efter syftesträningen sa han: ”Jag behöver inte prata om det här mer för nu inser jag källan till problemet och det är plågsamt tydligt. Vi har aldrig haft ett tydligt syfte för våra möten. Vi har bara en massa punkter som utgör agendan. Ibland har det i bästa fall funnits något underförstått syfte, men aldrig något uttalat, än mindre att gruppen har ”ägt” ett gemensamt syfte för mötet. Nu vet jag precis vad vi behöver jobba med.”

Syftet är skillnaden mellan dåligt och bra samarbete

Det är svårt att förmedla vilken enorm skillnad för teamarbete det blir när man verkar utifrån ett väl formulerat syfte som har ägarskap, i stället för att det är en ”metodformulering”. Särskilt förstås när det gäller strategiskt samarbete där det ofta blir haveri när ledningsgruppen vägleds av något som man tror är ett syfte men i själva verket är en metod.

Eftersom jag vet att Mette är bra på syften när det gäller möten och teamarbete men att hon sällan har ett syfte för sitt ”egenarbete” frågade jag henne: Hur har du det själv med syften i din vardag?

Mette: ”Jag har en utvecklad allergi mot möten utan syfte och är supernoga med syfte i alla kunduppdrag, men jag är själv jättedålig på att arbeta i en syftesdriven kontext. Jag inser att min stress har att göra med det och att jag ofta fokuserar på fel saker. Det är min att-göra-lista som styr min dag, och det som slumpmässigt hamnar på den. Så därför är jag lika dålig på att använda syfte som ett kraftfullt verktyg, för att minska stress och prioritera rätt, som mina kursdeltagare är på att använda syftesverktyget på sina möten. Jag är väldigt intresserad av att utveckla den förmågan. Jag tror den kommer att underlätta min superstressiga vardag med tre små barn och begränsad tid på kontoret.”

Vad vinner man på att ha ett tydligt syfte?

Sammanfattningsvis finns det några värdefulla vinster med att använda syfte:

  1. Effektivitet, att man gör och pratar om rätt saker. Håller gruppen på spår och från att sväva ut.
  2. Möjligt göra målbild fri från metod, att tänka mer strategiskt och långsiktigt i stället för att jobba reaktivt/släcka bränder.
  3. Inspirerar och skapar engagemang, motivation och en känsla av mening. Märker man att engagemanget sviktar är det ofta syftet som är oklart. Syfte håller en grupp engagerad över tid.

Tre tips när det gäller att arbeta med syfte:

  1. Att alla i ens team utvecklar en allergi mot att inte ha ett tydligt syfte i möten. Det gör att alla kan påminna varandra när man hamnar i syfteslösa diskussioner genom att säga: ”Vad är egentligen syftet med det här? Pratar vi om rätt saker?”
  2. Ha koll på den vanliga fallgropen att prata metod/görande/aktiviteter innan det finns ett tydligt syfte. Det kan hända att när man väl ser syftet är det helt andra aktiviteter och tillvägagångssätt som är relevanta än de man först hade planerat.
  3. Om syftet inte är inspirerande kommer det bli ett oengagerat och trögt projekt eller möte. Till exempel är ”Att renovera min lägenhet” är en metod och inte ett syfte och förmodligen inte så inspirerande. Men ”Att ha en lägenhet jag älskar att vara i” är troligtvis ett inspirerande syfte. Vägen dit kanske är att renovera. 🙂

Vill du lära dig mera om hur ni kan få till ett bra samarbete?

Det råder ingen tvekan om att det kan vara svårt och utmanande att få till ett bra samarbete. Vi på Tuff hjälper er genom att förse er med de rätta verktygen och den vägledning ni behöver för lyckas med det. Utöver detta erbjuder vi kurser, träning och utbildning inom en mängd andra områden som ledarskap, motivation, kommunikation, konflikthantering och self-management.

Ta gärna kontakt med oss om du har frågor eller skulle vilja veta mer om hur vi kan hjälpa er.